Siete puntos para conocer cómo se implementa un ExDin: El Expediente Dinámico:
Proceso de implementación
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ExDin obtiene la máxima eficacia a partir de la definición detallada del flujograma
Obtenemos la máxima eficacia a través de una definición detallada del flujograma del proceso administrativo. La herramienta permite encajarlo al detalle, de modo que el flujo normal del expediente pasa a ser controlado por la máquina, y los gestores se ocupan de supervisar e intervenir en el expediente únicamente cuando el usuario no da la respuesta prevista. Es decir, dejamos que el tráfico lo ordenen los semáforos y nuestros agentes se ocupan sólo de los atascos.
- Personalizamos, una vez definido el proceso, el conector dinámico con fuentes externas, que tiene por objeto incorporar en tiempo real los datos que el proceso necesita y ya están en otras aplicaciones de la organización. Aquí, “dinámico” significa que se conecta regularmente con la base de datos fuente para reflejar día a día los cambios producidos.
- Creamos los roles para asignar a cada usuario su papel en el proceso (un usuario puede tener uno o múltiples roles). Cuando acredita su identidad, mediante contraseña o certificado digital, interviene (según se le requiera) cumplimentando información de entrada, validando o firmando un documento.
- Incorporamos las fichas de información de entrada y los modelos predefinidos de documento. A partir de estos modelos la plataforma generará toda la documentación de trámite cuando corresponda. Es decir, los gestores no tendrán que darle al botón para activar cada trámite, porque esa activación se produce en el momento en que se cumplen los requisitos que lo justifican.
- El gestor dinámico de mensajes, al tiempo que se van activando los trámites, administra los avisos automatizados a los usuarios de cada rol, a través de email o SMS, aportándole la información necesaria para actuar, que incluirá los plazos de que dispone y cuantas indicaciones al respecto se hayan previsto en la parametrización.
- El guión del expediente es el dispositivo que permite al usuario obtener una visión exacta y actualizada del estado de tramitación de su expediente. Se trata de un esquema gráfico de estructura arborescente, en la que está integrado cada elemento del proceso e incluido cada documento en el lugar que le corresponde. El usuario dispone así de una visión comprensiva de los trámites y de su sucesión en la línea de tiempo y de una auditoría en tiempo real de su estado actual.
- A medida que se van completando las fases del proceso, la plataforma mantiene la documentación online, ordenada y actualizada, a disposición de sus destinatarios. Una vez finalizado el proceso, funciona como soporte permanente del expediente electrónico, permitiendo descargarlo en cualquier momento como conjunto de documentos.
