La puesta en marcha de ExDin® ha requerido desarrollar una nutrida batería de recursos para atender a los distintos aspectos de la gestión. Mencionamos algunos:
Buenos mimbres para un buen cesto
- El módulo de interfaz. Hemos incorporado un interfaz natural e intuitivo, con componentes de última generación para que cualquier usuario (tanto de la organización como externo) pueda interactuar en el expediente. En lugar de un sistema de menús, utilizamos funcionalidades contextuales que dependen del rol del usuario dentro del proceso, y que se muestran agrupadas en pestañas denominadas con una única palabra cuyo significado es inequívoco : “Documentos”, “Expedientes”, “Entidad”, “Centro”, etc.
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ExDin cuenta con un gestor dinámico de mensajería que permite la comunicación inmediata con los agentes del proceso.
La ayuda sensible al contexto. En ExDin® la información para el usuario no es una guía externa, sino un elemento del interfaz que emerge en el lugar y en el momento en que se necesita. La información está integrada en cada ficha como un elemento más de su diseño, que a veces también es dinámico: no se trata de una redacción literal, sino de un texto compuesto a partir de los datos introducidos, que describe el significado de lo que se ha hecho y explica lo que queda por hacer.
- El conector dinámico con fuentes externas. El conector dinámico consulta regularmente con las aplicaciones externas que tienen los datos fuente que nuestro proceso necesita. El objetivo es sincronizar autónomamente los datos reflejando las modificaciones. Esto funciona de forma transparente para los gestores del proceso, que no deben ocuparse de cargar datos existentes en otros soportes o de dar de alta a personas que ya están identificadas en la organización.
- Los mecanismos de autentificación e invitación. Si los usuarios tienen una identidad conocida, utilizarán el procedimiento de acceso estándar de que disponga la organización (usuario y contraseña o certificado digital). Adicionalmente, habilitaremos las altas de usuario autónomas, el acceso mediante invitación o una combinación de uno o más de estos procedimientos, según requiera la naturaleza del proceso.
- El gestor dinámico de mensajería. La plataforma ExDin® cuenta con un cliente email propio para comunicarse con cualquier usuario desde la unidad de gestión sin necesidad de recurrir a un programa de correo aparte, lo que permite la integración de los mensajes como parte del expediente. Además, el gestor permite crear plantillas asociadas a los roles de los destinatarios para cada uno de los trámites. Cuando el trámite se activa, la plataforma genera, a partir de las plantillas, los mensajes programados que mantienen informados a los agentes del proceso siempre que se requiera su actuación.
- El gestor dinámico de documentación. Este gestor crea y pone a disposición de los interesados, de forma desasistida y en tiempo real, los documentos que les competen. La plataforma incorpora estos documentos cuando se activa el trámite que los justifica, y son vistos por el usuario en forma de repositorio de documentación. Ciertos documentos aparecerán “en trámite” hasta el momento en que se produzca su validación.
- El módulo de control de flujo y de silencios. La plataforma sólo permite avanzar en el curso del expediente si no falta ningún requisito previo, e integra las actuaciones en caso de “silencio”. Es decir, activa el mecanismo que debe dispararse cuando un usuario no actúa en el plazo previsto para ello.
- El generador de informes. Ha sido diseñado para incorporar con inmediatez nuevos listados a requerimiento, atendiendo simultáneamente las necesidades globales de gestión, las demandas de información de carácter ejecutivo y la extracción automatizada de los datos que alimentarán los indicadores de calidad.
